Koliko emailova možemo obraditi dnevno?

U Konverzijinom blogu periodično plasiramo i članke koji nisu direktno vezani uz marketinške aktivnosti. Takav je i ovaj email u kojem ćemo razraditi temu koliko emailova osoba može kvalitetno obraditi dnevno.

 

Što kaže znanost?

Prema nedavnom istraživanju, maksimalan broj emailova kojeg dnevno možemo obraditi je 50. Znanost nam kaže da sve više od te količine emailova nećemo moći kvalitetno popratiti.

 

Što kaže iskustvo?

U praksi, samo šest posto ispitanika reklo je da može podnijeti više od 50 emailova dnevno. Ovdje je nedvojbeno riječ o velikom problemu, jer se sve više i više borimo da pobijedimo stres uzrokovan ogromnom količinom emailova, a sve radi mita o povećanju produktivnosti zbog obavljanja većeg broja zadataka u danu.

 

Je li zaista tako?

Da li je realno očekivati jednaku kvalitetu rezultata rada nakon povećanja količine posla – u ovom slučaju – većeg broja ulaznih emailova za obradu?

Navedeno istraživanje je pokazalo da situacije u kojima ljudi u isto vrijeme obavljaju više zadataka, uzrokuju korištenje niže razine moždanog kapaciteta za obavljanje svakog pojedinog zadatka. Pritom se neki mogu sjetiti onoga što znaju napamet, ali nisu sposobni dosljedno smjestiti te informacije u smislen kontekst potreban za kreativno rješavanje pojedinog zadatka. 

 

Ometanje je ubojica kreativnosti

Ono što većina menadžera ne razumije jest da povećanim opterećenjem uzrokovanim većim brojem emailova za obradu, u stvari od svojih zaposlenika traže da smanje razinu inteligencije i “priguše žarulje”. 

Kad vas stalno prekidaju, vaš mozak ne može raditi punim kapacitetom.

 

koliko emailova dnevno
Koliko emailova dnevno možemo kvalitetno obraditi?

Prijedlozi rješenja

Ali nije sve propalo. Evo nekoliko jednostavnih koraka koji će funkcionirati čak i za primatelje najvećeg broja emailova, kako bi trenutno smanjili razinu stresa:

1. Ne provjeravajte svoju e-poštu cijelo vrijeme. Prilagodite postavke svojeg programa za e-poštu tako da email poruke stižu samo jednom svakih 30 minuta ili svaki sat;

2. Držite svoj inbox na sveukupno samo 15 ili 20 emailova. Razvrstavanje poruka u mape i korištenje automatskih filtara može pomoći u sprječavanju šoka kojeg možete doživjeti kad vidite stotine (ili tisuće) nepročitanih e-poruka odjednom.

3. Određivanje prioriteta dolazne pošte: Jednostavno označavanje e-pošte bojama može vam pomoći da odmah odgovorite na poruke koje zaista zahtijevaju hitnu pozornost.

 

4. Potrudite se da budete dobar primjer ljudima oko sebe štedljivim slanjem emailova. Kako ono reče veliki Gandhi:

 

 

Kako čovjek mijenja vlastitu prirodu, tako se mijenja i odnos svijeta prema njemu. Ovo je vrhovni božanski misterij. To je divna stvar i izvor naše sreće. Ne trebamo čekati da vidimo što drugi rade.

 

Ili, parafrazirano (i popularnije znano): Budite promjena koju želite vidjeti 🤗

 

Efikasno sastavljanje email poruke je zasebna tema. Ukratko: na početku emaila primatelju ukratko opišite kontekst o čemu i zašto mu pišete. Nemojte se pouzdavati da će primatelj skrolati ispod i čitati prijašnju korespondenciju, jer nije sigurno da će imati vremena/ kapaciteta za to. 

Dakle, pojednostavljeno: prvi paragraf = kratki uvod. Drugi paragraf = detaljni opis problematike. Treći paragraf = definiranje vremena unutar kojega biste željeli odgovor. 

Kad bismo svi tako prilazili sastavljanju emailova, zasigurno bi bilo manje stresa 👍

Fotografije: Pixabay

Facebook
Twitter
LinkedIn
Reddit
Email
Print

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa * (obavezno)

see think do

See Think Do

Ukoliko nemate web stranice podešene na način da zadovoljavaju sve tri faze razmatranja – See Think Do – vjerojatno propuštate neke kupce

Pročitaj više »